안녕하세요. 제가 근무하고 있는 기관에서는 여러가지 다양한 형태의 인간대상 및/또는 인체유래물 연구를 진행하고 있습니다. 연구의 갯수가 늘어나고 연구기간이 길어지면서 보관이 필요한 문서의 양이 빠르게 늘어나고 있는데 이 중 연구대상자의 서명이 기재된 서면 동의서 원본이 대부분을 차지하고 있습니다. 서류를 보관할 수 있는 물리적인 공간은 제한되어 있는 반면에 연구의 특성 상 단기간에 마무리되는 것이 아니고 연구가 종료된 지 3년 이상이 지나도 동의서를 폐기해도 되는 것인지 여부가 명확하게 판단이 안되다보니 보관을 해야 하는 서류의 양은 지속적으로 증가하고 있습니다.

생명윤리법에서는 인간대상연구와 관련된 기록으로 전자문서를 포함하고 있는데 처음부터 전자문서로 동의서가 생성된 것이 아닌 원본의 서면 동의서를 스캔 등의 방식으로 전자문서화하여 적절한 방법으로 보관하는 것도 가능할지 문의를 드립니다. (전자문서화 이후 원본의 서면 동의서는 안전한 방법으로 폐기하는 것을 의미합니다.)

추가로 연구 종료 시점으로부터 3년이 지난 개인정보에 관한 사항은 파기하도록 되어 있습니다. 대상자의 이름이 기재된 동의서도 개인정보에 관한 사항으로 간주하고 파기하는 것이 적절할지요?